Размер:
AAA
Цвет: CCC
Изображения Вкл.Выкл.
Обычная версия сайта
Поиск

Ханты-Мансийский автономный округ - Югра Югорск, ул. 40 лет Победы, д.11
приёмная  т. 8(34675)5-00-00
Глава  города Югорска
Бородкин Андрей Викторович

Контактные телефоны специалистов администрации города на период  режима повышенной готовности
                   


Положение об отделе документационного и архивного обеспечения



1. Общие положения

 

1.1. Отдел документационного и архивного обеспечения  (далее - отдел) в соответствии со структурой администрации города Югорска, утвержденной решением Думы города Югорска от 25.04.2017 № 34, является самостоятельным структурным подразделением администрации города Югорска. Отдел является правоприемником общего отдела созданного в соответствии с распоряжением главы города Югорска от 11.02.2008 № 121. В своей деятельности отдел подчиняется главе города. Курирует работу отдела первый заместитель главы  города Югорска, в ведении которого находятся вопросы делопроизводства.

В штат отдела входят: начальник отдела, заведующий сектором документационного обеспечения, специалисты  отдела. Выполнение возложенных на  отдел функций и задач в части документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления осуществляется посредством привлечения  специалистов сектора по документационному, информационному и техническому обеспечению органов местного самоуправления муниципального казенного учреждения «Служба обеспечения органов местного самоуправления» (далее - МКУ «СООМС»).

1.2. Отдел осуществляет документационное обеспечение администрации города Югорска. В ведении отдела находится работа с обращениями граждан и организаций, организация личного приема граждан.  Формирование и содержание архивного фонда муниципального образования.

1.3. В своей работе отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации; Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ»; Законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»; Уставом (Основной Закон) Ханты-Мансийского автономного округа - Югры; Уставом города Югорска; нормативными документами в области делопроизводства, государственными стандартами унифицированной системы организационно - распорядительной документации, архивного дела; настоящим Положением.

1.4. Отдел имеет:

1) круглую печать с обозначением муниципального образования, наименования отдела. Печать ставится на тиражированные экземпляры постановлений и распоряжений главы города, администрации города Югорска, заверяемые копии документов и др;

2) круглую печать с обозначением субъекта Российской Федерации, муниципального образования, наименования отдела. Печать ставится на выдаваемые архивные справки, копии архивных документов.

 

2. Структура отдела

 

2.1. Отдел возглавляет начальник отдела, который назначается главой города Югорска по итогам конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы, и освобождается от должности в порядке, установленном законодательством. В непосредственном подчинении начальника отдела находятся специалисты отдела документационного и архивного обеспечения. Начальник  отдела организует работу сектора по документационному, информационному и техническому обеспечению органов местного самоуправления МКУ «СООМС» в части организации и обеспечения документационного обеспечения деятельности администрации города Югорска.

2.2. Штатная численность и структура ОД и АО устанавливается штатным расписанием администрации города Югорска.

 

3. Задачи отдела

3.1. Документационное обеспечение деятельности администрации города Югорска, включая организацию работы с обращениями граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, в соответствии с действующими нормативно – правовыми актами по делопроизводству и архивному делу.

3.2. Формирование и содержание архивных фондов муниципального образования.

3.3. Организационно – методическое руководство, координация и контроль деятельности органов и структурных подразделений администрации города по вопросам делопроизводства и архивного дела.

3.4. Разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизации документопотоков.

3.5. Осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины.

3.6. Обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности администрации города, их архивное хранение, а также организация работы по формированию и содержанию архивного фонда муниципального образования, экспертной комиссии по экспертизе документов.

3.7. Обеспечение режима доступа и использования документной информации, в том числе содержащей персональные данные работников.

3.8. Организационное обеспечение деятельности главы города, первого заместителя главы города, заместителя главы города.

 

 

 

4. Функции отдела

 

4.1.     Формирование и совершенствование системы делопроизводства в администрации города Югорска.

4.2. Соблюдение установленных действующими нормативно – правовыми актами правил оформления документов и порядка документооборота.

4.2.1. Проведение проверки организации делопроизводства, сохранности документов, соблюдении федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан» в органах и структурных подразделениях администрации города.

4.3. Участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании автоматизированных информационных систем документооборота.

4.4. Упорядочение состава документов, оптимизация документопотоков и документооборота в целом.

4.5. Своевременное рассмотрение документов, представляемых для рассмотрения главе города, первому заместителю главы города, заместителю главы города.

4.6. Проверка качества оформления документов, представляемых на подпись главе города, первому заместителя главы города, заместителю главы города.

4.7. Оформление, выпуск, хранение подлинников постановлений и распоряжений главы города, администрации города, доведение их до сведения заинтересованных предприятий, организаций, учреждений, должностных лиц и граждан, согласно списку рассылки, составленному исполнителем.

4.7.1. Направление нормативных правовых актов органов местного самоуправления муниципального образования город Югорск, дополнительных сведений об опубликовании МНПА в Регистр МНПА Ханты-Мансийского автономного округа-Югры.

4.8. Выдача копий, выписок по документов, находящимся на оперативном хранении в отделе, по заявлением граждан и организаций, необходимых им для решения вопросов, касающихся  их прав и законных интересов.

4.9. Экспедиционная обработка, прием, регистрация, учет, хранение, доставка и рассылка корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней, обращений граждан), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведение справочной работы по ней.

4.10. организация и проведение личного приема граждан главой города, первым заместителем главы города, заместителем главы города.

4.11. Осуществление комплектования и содержания архива:

4.11.1. Обеспечение сохранности и учета архивных документов и архивных фондов.

4.11.2. Разработка, согласование со Службой по делам архивов  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, утверждение Главе города списков организаций - источников комплектования архива, осуществление систематической работы по уточнению этих списков

4.11.3. Создание и развитие системы научно – справочного аппарата к архивным документам и архивным фондам.

4.11.4. Осуществление Функции отдела в области организационно – методического руководства и контроля за работой ведомственных архивов.

4.11.5. Проведение проверки состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу, в организациях – источниках комплектования архива.

4.11.6. Оказание методической помощи организациям Списка № 1 - источников комплектования архива и Списка № 2 - резерва источников комплектования архива в проведении экспертизы ценности документов, разработке номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об экспертных комиссиях ведомственных архивов, составлении описей дел постоянного хранения и по личному составу, описей фотодокументов.

4.11.7. Проведение по поручению Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры проверок условий хранения научно-технической документации в органах и структурных подразделениях администрации города (департамент муниципальной собственности и градостроительства, департамент жилищно – коммунального и строительного комплекса).

4.11.8. Предоставление в установленном федеральным законодательством порядке информацию по архивным документам по запросам граждан и организаций, выдача в установленном порядке заверенных копий и выписок из документов.

4.11.9. Проведение документальных выставок, осуществление тематических подборок документов.

4.12.  Обеспечение соответствующего режим доступа к документам, их сохранности  и использования информации, содержащейся в них.

4.13. Машинописное (или с применением средств вычислительной и копировальной техники) изготовление, копирование, оперативное размножение документов.

4.14. Контроль за своевременным исполнением документов: поручений главы города, входящей корреспонденции, обращений граждан,  в соответствии с резолюциями главы города, первого заместителя главы города,  заместителя главы города,  правовых актов главы города Югорска, администрации города Югорска, анализ состояния исполнительской дисциплины.

4.15. Методическое руководство документационным обеспечением в органах и структурных подразделениях администрации города, проведение семинаров по вопросам организации работы с документами.

4.16. Разработка и внедрение в практическую деятельность администрации города нормативно – методических документов в области документационного обеспечения и архивного дела.

4.17. Составление сводной  номенклатуры дел администрации города, номенклатуры дел отдела.

4.18. Отбор, учет документов, формирование дел, образующихся в деятельности отдела.

4.18.1. Контроль за формированием дел в органах и структурных подразделениях администрации города.

4.18.2. Экспертиза научной и практической ценности документов при их отборе на  хранение (формирование дел постоянного срока хранения – Опись № 1).

4.18.3. Составление сводной  Описи № 1 законченных делопроизводством дел постоянного срока хранения в соответствии со сводной номенклатурой дел администрации города, приём дел по Описи № 1 от структурных подразделений  администрации города.

4.19. Организация работы с документами для служебного пользования (ДСП) на основе соответствующих инструкций.

4.20. Обеспечение работы приёмной главы города, первого заместителя главы города и заместителя главы города.

4.21. Учет печатей и штампов, факсимиле, используемых в администрации города.

4.21.1. Хранение печати № 2 администрации города Югорска, обеспечение правомерности её использования.

4.21.2. Хранение факсимиле главы города Югорска, обеспечение правомерности его использования.

4.22. Подготовка в установленном порядке вопросов о привлечении к дисциплинарной ответственности должностных лиц, виновных в нарушении  законодательства,  ущемлении  прав  и  законных  интересов  граждан  и организаций, проявлении недобросовестного отношения к исполнению должностных обязанностей.

4.23. Подготовка проектов муниципальных правовых актов по вопросам делопроизводства и архивного дела, Порядка работы с обращениями граждан.

4.24. Для реализации целей своего создания отдел осуществляет иные функции, необходимые для выполнения стоящих перед отделом задач в соответствии со своей компетенцией и действующим законодательством.