Порядок рассмотрения обращений граждан

Приложение 1

к постановлению

администрации города Югорска

от _06 декабря 2012 года № __3220_

Порядок рассмотрения обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, поступающих в администрацию города Югорска

главой администрации города Югорска,

заместителями главы администрации города Югорска,

руководителям органов администрации города Югорска  

(далее - Порядок)

Раздел I. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок определяет процедуру работы по централизованному учету, организации рассмотрения письменных и устных обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее – обращение гражданина, обращение), поступающих в администрацию города Югорска (далее – администрация) главой администрации города Югорска (далее главой администрации города), заместителями главы администрации города Югорска (далее заместителями главы администрации города), руководителям органов и структурных подразделений администрации города Югорска (далее руководителя и структурные подразделения администрации города), а также осуществлению контроля рассмотрения обращений, анализа и обобщения содержащейся в них информации.

1.2. Порядок не распространяется на поступившие документы граждан, направленные ими в порядке судопроизводства, депутатские запросы по вопросам, связанным с их депутатской деятельностью.

1.3. В настоящем Порядке используются основные термины, предусмотренные статьей 4 Федерального закона от 02 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»).

1.4. Также для целей настоящего Порядка используются следующие понятия:

1) должностное лицо – глава администрации города, первый заместитель главы администрации города, заместитель главы администрации города, руководитель  органа или структурного подразделения администрации города;

2) должностное лицо, ответственное за рассмотрение обращения, - глава администрации города, первый заместитель главы администрации города, заместитель главы администрации города, руководитель органа администрации города, руководитель структурного подразделения администрации города;

3) должностное лицо, ответственное за подготовку проекта ответа на обращение, - первый заместитель главы администрации города, заместитель главы администрации города, руководитель органа администрации города, руководитель структурного подразделения администрации города которым должностным лицом, ответственным за рассмотрение обращения, поручено подготовить проект ответа на обращение;

4) коллективное обращение - обращение двух и более лиц;

5) первичное обращение - обращение по вопросу, ранее не рассматривавшемуся в администрации города  или должностным лицом;

6) аналогичное обращение - второе (и последующее) обращение, направленное различным адресатам от одного и того же лица по одному и тому же вопросу и поступившее в администрацию города или должностному лицу;

1. повторное обращение - второе (и последующее) обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, в котором обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению, ранее рассмотренному в администрации города  или должностным лицом, либо указываются недостатки, допущенные при рассмотрении предыдущего обращения, либо сообщается о несвоевременном рассмотрении предыдущего обращения;

   8) некорректное по содержанию обращение – обращение, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

   9) некорректное по изложению обращение - обращение, текст которого не поддается прочтению.

   Раздел П. Прием и регистрация письменного обращения

    

   2.1. Письменное обращение главе администрации города, заместителям главы администрации города, руководителям органов и структурных подразделений администрации города может быть доставлено лично, через представителей, почтовым отправлением, факсимильной связью, в электронном виде по электронной почте и через официальный сайт администрации города по адресам, указанным в таблице 1 приложения 3 к настоящему постановлению.

   2.2. Регистрация письменного обращения  главе администрации города, заместителям главы администрации города, руководителям органов администрации города, поступившего в электронном виде, осуществляется общим отделом администрации города (далее – общий отдел) в течение 1 рабочего дня с момента его поступления; обращения, поступившие в иной форме, регистрируются в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

   2.3. Регистрация письменного обращения осуществляется в системе электронного документооборота и делопроизводства  и в журнале регистрации обращений граждан путем присвоения ему порядкового номера с созданием его электронного образа. Регистрационный штамп ставится на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу письменного обращения. В случае, если место, предназначенное для регистрационного штампа, занято текстом, штамп ставится в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

   2.4. Если к письменному обращению прилагаются подлинные документы, удостоверяющие личность (паспорт, свидетельство, удостоверение и другие документы), общий отдел снимает с них копии, возвращает оригиналы документов лично гражданину или отправляет их заказным письмом по указанному в обращении адресу.

   2.5. Сотрудник общего отдела при регистрации обращения проверяет правильность его адресования, выявляет поставленные в обращении вопросы, определяет их тематику и тип, проверяет историю обращения гражданина на повторность, при необходимости сопоставляет с находящейся в архиве перепиской, заносит информацию об обращении в систему электронного документооборота и делопроизводства с присвоением регистрационного номера, одновременно заполняет рубрикатор и вводит аннотацию обращения, составляет карточку обращения, создает электронный образ обращения.

   2.6. Обращение, поступившее на рассмотрение в порядке переадресации с сопроводительным письмом, в котором содержится просьба проинформировать о результатах рассмотрения в соответствии с Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», общим отделом принимается на особый контроль, вносится в систему электронного документооборота и делопроизводства, на карточке обращения ставится штамп «Особый контроль». В случае, если в поручении об информировании указан сокращенный срок рассмотрения обращения, на карточке обращения ставится штамп «Контроль – срок» с указанием срока рассмотрения. Образцы штампов приводятся в таблице 2 приложения 4 к настоящему постановлению.

   2.7. При поступлении повторного обращения к нему приобщаются копии документов по предыдущему обращению.

   2.8. Поступившее аналогичное обращение подлежит регистрации в соответствии с настоящим Порядком. В случае если срок рассмотрения предыдущего обращения еще не истек, копия обращения направляется должностному лицу, ответственному за рассмотрение обращения.

   В случае если аналогичное обращение поступило после рассмотрения предыдущего обращения, но не позднее 30 дней, общий отдел направляет гражданину с сопроводительным письмом копию ответа на предыдущее обращение.

   2.9. В случае если аналогичное обращение поступило после истечения 30 дней со дня рассмотрения предыдущего обращения, обращение подлежит рассмотрению в соответствии с настоящим Порядком.

    

   Раздел III. Направление обращения гражданина для рассмотрения по

   компетенции

    

   3.1. Обращение, поступившее главе администрации города, заместителю  главы администрации города, вместе с карточкой обращения не позднее следующего рабочего дня после регистрации передается главе администрации города, заместителю  главы администрации города  для определения в течение 2 рабочих дней должностного лица, ответственного за его рассмотрение или подготовку проекта ответа гражданину.

   3.2. В случае если обращение, по мнению должностного лица, которому  поручено рассмотрение обращения, направлено не по компетенции, то не позднее следующего рабочего дня после его получения, обращение возвращается  с письменным обоснованием причин возврата и указанием соответствующего должностного лица, которому следует направить обращение на рассмотрение.

   3.3. Глава администрации города, заместитель главы администрации города в течение 2 рабочих дней поручает соответствующему руководителю администрации города  подготовку проекта ответа на обращение.

   Руководитель органа или структурного подразделения администрации города, назначенный ответственным должностным лицом за рассмотрение обращения или подготовку проекта ответа на него, в течение 2 рабочих дней поручает соответствующему сотруднику подготовку проекта ответа на обращение или сам готовит проект ответа.

   3.4. Поручение главы администрации города, заместителя главы администрации города о рассмотрении обращения в течение 1 рабочего дня после получения поручения вносится общим отделом в систему электронного документооборота и делопроизводства, направляется посредством указанной системы ответственным должностным лицам.

   3.5. Повторное обращение, поступившее главе администрации города, заместителю главы администрации города, после регистрации в общем отделе вместе с карточкой обращения не позднее следующего рабочего дня после регистрации передается главе администрации города  для определения должностного лица, ответственного за рассмотрение обращения или подготовку проекта ответа.

3.6. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию  главы администрации города, администрации города, в течение 7 дней со дня регистрации  направляется в органы государственной власти, иные органы местного самоуправления или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с сопроводительным письмом, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о его переадресации.

3.7. В случае рассмотрения обращения, поставленного на особый контроль в соответствии с пунктом 2.7 настоящего Порядка, должностное лицо, ответственное за его рассмотрение, обеспечивает письменное информирование государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, перенаправившего обращение, о результатах его рассмотрения (в форме сопроводительного письма с приложением копии ответа гражданину).

3.8. Своевременное рассмотрение обращения несколькими должностными лицами, подготовку ответа (проекта ответа) гражданину, а также информирование государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, направившего на рассмотрение обращение, поставленное на особый контроль, осуществляет должностное лицо, ответственное за рассмотрение обращения, указанное в резолюции первым.

Должностные лица, которым поручено совместное рассмотрение одного обращения, не позднее 5 рабочих дней до истечения срока его рассмотрения обязаны представить должностному лицу, указанному в резолюции первым, предложения и все необходимые документы для обобщения и подготовки сводного ответа (проекта ответа).

3.9. Запрещается направление обращения на рассмотрение в органы государственной власти, органы местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

3.10. В случае, если в соответствии с запретом, предусмотренным действующим законодательством, невозможно направление жалобы на рассмотрение должностному лицу, в орган государственной власти, орган местного самоуправления, в компетенцию которого входит рассмотрение поставленных в обращении вопросов, она возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

3.11. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение 7 дней со дня регистрации возвращается гражданину с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

IV. Рассмотрение обращения гражданина

4.1. Должностное лицо при рассмотрении обращения обеспечивает подготовку ответа (проекта ответа) по существу поставленных в нем вопросов в соответствии с положениями Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и настоящего Порядка.

4.2. Письменное обращение гражданина рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации в общем отделе.

4.3. В установленные 30 дней входит время на визирование, рассмотрение обращения по существу, подготовку проекта ответа, его согласование, подписание и направление ответа гражданину. В случае если окончание срока рассмотрения обращения приходится на нерабочий день, днем окончания срока рассмотрения обращения считается следующий за ним рабочий день.

4.4. В случаях, предусмотренных Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», срок рассмотрения обращения может быть продлен должностным лицом, ответственным за его рассмотрение, но не более чем на 30 дней.

4.5. Гражданин письменно уведомляется о продлении срока рассмотрения его обращения, с указанием обоснования продления и даты окончания рассмотрения его обращения.

4.6. Информация о продлении главой администрации города, заместителем главы администрации города  срока рассмотрения обращения вносится общим отделом в систему электронного документооборота и делопроизводства.

4.7. Глава администрации города, заместитель главы администрации города вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения обращения гражданина.

4.8. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно (два и более раза) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностное лицо, ответственное за рассмотрение обращения, вправе принять решение о безосновательности обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и предыдущие направлялись им в один в тот же государственный орган, орган местного самоуправления  или одному и тому же должностному лицу.

4.9. Должностное лицо, ответственное за рассмотрение обращения, принявшее решение о прекращении переписки, уведомляет об этом гражданина, направившего обращение.

4.10. Последующее обращение гражданина с вопросом, по которому принято решение о прекращении переписки, регистрируется в общем отделе в соответствии с настоящим Порядком, гражданину ответ не дается, должностным лицом, принявшим решение о прекращении переписки,  обращение возвращается гражданину с сопроводительным письмом и снимается с контроля с отметкой «переписка прекращена».

4.11. Ответ на некорректное по изложению обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в соответствии с компетенцией о чем заместителем главы администрации города, в ведении которого находится вопрос организации работы с обращениями граждан, в течение 7 дней со дня регистрации сообщается гражданину путем направления уведомления, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

4.12. Ответ на некорректное по содержанию обращение не дается, заместителем главы администрации города, в ведении которого находится вопрос организации работы с обращениями граждан,  гражданину сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

4.13. После завершения рассмотрения обращения карточка обращения, а также копия ответа и материалы, относящиеся к нему, передаются в общий отдел.

Раздел V. Оформление ответа на обращение гражданина

5.1. По результатам рассмотрения обращения ответ на него и информационное (сопроводительное) письмо подписывает должностное лицо, ответственное за рассмотрение обращения,  в соответствии с разделом III настоящего Порядка.

5.2. В ответе четко и последовательно должны излагаться исчерпывающие разъяснения на все поставленные в обращении вопросы. При подтверждении сведений о нарушении прав гражданина, изложенных в его обращении, в ответе следует указать какие меры приняты по устранению выявленных нарушений.

5.3. Ответ на коллективное обращение направляется одному из граждан с просьбой довести его содержание до остальных обратившихся граждан.

5.4. Подлинник обращения, направленный федеральным органом государственной власти, органом государственной власти  субъекта Российской Федерации, органом местного самоуправления или должностным лицом на рассмотрение, возвращается направившему только при наличии на нем штампа «Подлежит возврату» или специальной отметки в сопроводительном письме.

5.5. Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, в случае указания такой просьбы в обращении либо в случае отсутствия почтового адреса. В остальных случаях ответ на обращение направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

5.6. Регистрация и отправка ответа на обращение, подписанного главой администрации города, заместителем главы администрации города, осуществляется общим отделом администрации города.

Раздел VI. Личный прием граждан

6.1. Личный прием граждан осуществляется главой администрации города, заместителями главы администрации города, руководителями органов и структурных подразделений администрации города в соответствии с графиком, утвержденным настоящим постановлением (приложение 2, 3).

6.2. Информация о местах личного приема граждан, а также о графике приема размещается на официальном сайте администрации города, в помещениях, занимаемых администрацией города, и иных отведенных для этих целей местах на информационных стендах и (или) посредством других технических средств аналогичного назначения для ознакомления пользователей с информацией.

6.3. Организация личного приема главы администрации города, заместителей главы администрации города  осуществляется общим отделом администрации города.

6.4. Организация личного приема должностного лица включает:

- предварительную запись на личный прием;

- оказание консультативно-правовой помощи гражданину;

- документальное обеспечение, которое включает в себя: регистрацию устного обращения, составление карточки личного приема, подготовку предложений по решению вопросов, обозначенных в обращении, внесение информации о результатах рассмотрения обращения в карточку личного приема и систему электронного документооборота и делопроизводства;

- контроль рассмотрения устного и письменного обращения гражданина, поступившего во время личного приема, и исполнения поручений, данных в ходе личного приема;

- при записи и личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий личность.

6.5. Предварительная запись на личный прием главы администрации города, заместителей главы администрации города  осуществляется общим отделом администрации города на основании письменного или личного обращения гражданина с изложением вопроса по существу.

6.6. Организацию личного приема граждан руководителями органов и структурных подразделений администрации города обеспечивает специалист,  ответственный за делопроизводство в соответствии с п. 6.5. Органы и структурные подразделения администрации города ежемесячно и ежеквартально предоставляют до 5 числа каждого месяца, следующего за отчетным месяцем и кварталом, в общий отдел администрации города информацию о личном приеме граждан по форме согласно таблице 4 приложения 4 к настоящему постановлению.

6.7.Краткое содержание обращения заносится в карточку личного приема гражданина (таблица 3 приложения 4 к настоящему постановлению).

1. В случае, если изложенные в обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина.

   В остальных случаях направляется письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

   6.9.  По окончании личного приема должностное лицо, проводившее личный прием, доводит до сведения гражданина решение о направлении обращения на рассмотрение и принятии по нему мер.

   6.10. В случае, если в обращении поставлены вопросы, решение которых не входит в компетенцию должностного лица, гражданину разъясняется куда и в каком порядке он может обратиться.

   6.11. Решение об окончании рассмотрения обращения принимает должностное лицо, проводившее личный прием, путем снятия карточки личного приема с контроля.

   6.12. Рассмотрение устного обращения гражданина считается завершенным, когда гражданину, с его согласия, дан устный ответ в ходе личного приема или направлен письменный ответ.

   6.13. Рассмотрение письменного обращения, принятого в ходе личного приема гражданина, осуществляется в соответствии с настоящим Порядком.

    

   Раздел VII. Контроль рассмотрения обращений граждан

   7.1. Контроль своевременного рассмотрения обращений граждан, поступающих главе администрации города, заместителям главы администрации города, осуществляет общий отдел администрации города.

   7.2. Организацию работы по своевременному рассмотрению обращений граждан, поступающих руководителям органов и структурных подразделений  администрации города,   осуществляют специалисты, ответственные за делопроизводство.

   7.3. Контроль организации и своевременного рассмотрения обращений граждан, поступающих в органы и структурные подразделения администрации города, обеспечивают их руководители.

   7.4. Общий отдел администрации города осуществляет проверки в органах и структурных подразделениях  администрации города по соблюдению Федерального закона                «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

   План проведения проверок ежегодно утверждается  заместителем главы администрации города, в ведении которого находится вопрос  организации работы с обращениями граждан.

   7.5. План проведения проверок в органах  администрации города после его утверждения направляется в течение 10 дней руководителям этих органов и структурных подразделений. Общий отдел уведомляет руководителя органа или структурного подразделения администрации о дате проведения проверки не позднее, чем за 10 дней до начала проведения проверки.

   По окончании проведения проверки общим отделом составляется справка, содержащая сведения о результатах проверки, а также выводы и предложения. Справка передается на рассмотрение заместителю главы администрации города, в ведении которого находится  вопрос  организации работы с обращениями граждан.

   7.6. Руководители органов и структурных подразделений администрации города еженедельно в пятницу, ежемесячно и ежеквартально, до 05 числа следующего за отчетным месяцем и кварталом, представляют в общий отдел администрации города информацию о поступивших письменных обращениях граждан и о соблюдении порядка их рассмотрения по форме согласно таблице 5 приложения 4 к настоящему постановлению.

   7.7. Общий отдел администрации города:

   ежемесячно представляет заместителю главы администрации города, в ведении которого находится вопрос организации работы с обращениями граждан, сведения о работе с обращениями граждан в администрации города, органах и структурных подразделениях администрации города;

   вносит заместителю главы администрации города, в ведении которого находится  вопрос  организации работы с обращениями граждан,  предложения о проведении служебных проверок по фактам несвоевременного или ненадлежащего рассмотрения обращений граждан.

    

   VIII. Ответственность

   Лица, виновные в нарушении Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», настоящего Порядка, несут ответственность предусмотренную законодательством Российской Федерации и автономного округа.

    
   

Приложение 2

к постановлению

администрации города Югорска

от _06 декабря 2012 года № __3220_

График приема граждан главой администрации города и его заместителями

Приложение 3

к постановлению

администрации города Югорска

от _06 декабря 2012 года № __3220_

изложено в новой редакции пост от 15.08.2014 № 4267

График приема граждан руководителями органов и структурные подразделений администрации города Югорска

Приложение 4

к постановлению

администрации города Югорска

от _06 декабря 2012 года № __3220_

Таблица 1

Контактная информация для направления обращения гражданином, объединением граждан, в том числе юридическим лицом